Das beste CRM-System ist nicht das mit der längsten Funktionsliste, sondern das, das zu Ihrem Vertriebsprozess passt und vom Team tatsächlich genutzt wird. Ich habe vier Lösungen verglichen, die für Unternehmen besonders interessant sind: Pipedrive, Caflou, FLOWii und Odoo. Jede davon ist für einen anderen Unternehmenstyp und eine andere Wachstumsphase besonders stark.
Schnelle Empfehlung
Wenn Sie ein fokussiertes CRM für Vertriebsteams suchen, würde ich Pipedrive wählen. Caflou eignet sich besser für Unternehmen, die CRM mit Projekten und Cashflow verbinden möchten. FLOWii ist eine interessante All-in-one-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Odoo ist am stärksten, wenn sich das CRM später zu einem vollständigen ERP entwickeln soll.
| CRM | Am besten geeignet für | Einstiegspreis | Testversion | Meine Bewertung |
|---|---|---|---|---|
| Pipedrive | Vertriebsteams und Pipeline | ab 14 USD / Nutzerprofil / Monat bei jährlicher Abrechnung | 14 Tage | 9/10 |
| Caflou | CRM + Projekte + Cashflow | Pstruh 16 € / Monat | 14 Tage | 9/10 |
| FLOWii | All-in-one-Management für KMU | CRM 11 € / Nutzer / Monat oder 9,35 € bei jährlicher Abrechnung | 30 Tage | 8,5/10 |
| Odoo | CRM als Teil eines ERP | One App Free 0 USD; Standard 24,90 USD / Nutzer / Monat bei jährlicher Abrechnung | kostenloser One-App-Plan | 9/10 |
Tipp: Aktuelle Aktionen und Gutscheine ergänze ich regelmäßig im Bereich Rabatte. Vergleichen Sie vor dem Kauf eines CRM immer monatliche und jährliche Abrechnung und berücksichtigen Sie mögliche kostenpflichtige Add-ons.
Wie ich die besten CRM-Systeme ausgewählt habe
Ich habe CRM-Systeme nicht nur nach der Zahl ihrer Funktionen bewertet. Wichtiger waren die Alltagstauglichkeit, Qualität bei Lead- und Deal-Management, Automationen, Reporting, Integrationen, Skalierbarkeit und das Preis-Leistungs-Verhältnis. Zusätzlich habe ich berücksichtigt, ob ein System mehrere separate Tools ersetzen kann und wie gut es zu kleinen und mittleren Unternehmen passt.
Deshalb gibt es keinen universellen Sieger. Pipedrive ist aus meiner Sicht der stärkste Spezialist für Vertrieb, Caflou ist stärker bei Projekten und Unternehmenswirtschaft, FLOWii deckt mehr operative Prozesse ab und Odoo kann das CRM bis zu einem vollständigen ERP ausbauen.
1. Pipedrive – bestes CRM für Vertriebsteams
Pipedrive ist meine erste Wahl für Unternehmen, die vor allem Leads, Deals, Follow-ups und ihre Sales-Pipeline steuern möchten. Das System ist übersichtlich, schnell verständlich und bietet in höheren Tarifen E-Mail-Synchronisierung, Automationen, Sequenzen, Forecasts und KI-Funktionen ohne unnötige ERP-Komplexität.
Der größte Vorteil von Pipedrive ist die visuelle Pipeline. Jeder Deal befindet sich in einer klaren Phase und der Vertriebsmitarbeiter sieht sofort, was als Nächstes zu tun ist. Dadurch sinkt das Risiko, dass Leads oder offene Verkaufschancen zwischen E-Mails, Tabellen und Notizen verloren gehen.
Die aktuellen Tarife heißen Lite, Growth, Premium und Ultimate. Bei jährlicher Abrechnung kosten sie 14, 39, 59 und 79 USD pro Nutzerprofil und Monat. Lite reicht für eine einfache Pipeline, für ein aktives Vertriebsteam halte ich Growth wegen E-Mail-Sync, Automationen und Follow-up-Sequenzen für den sinnvolleren Einstieg.
- Größter Vorteil: sehr gute visuelle Pipeline und einfache Bedienung.
- Größter Nachteil: fortgeschrittene Funktionen liegen in höheren Tarifen oder Add-ons.
- Empfohlen für: B2B-Vertrieb, Sales-Teams, Agenturen, Beratungen und Dienstleister.
Funktionen, Preise, KI-Tools sowie Vor- und Nachteile bespreche ich ausführlicher in meinem Pipedrive Test.
2. Caflou – bestes CRM für Projekte und Cashflow
Caflou empfehle ich Unternehmen, die CRM nicht von Projekten, Rechnungsstellung und Projektwirtschaft trennen möchten. Neben Kontakten und Deals lassen sich Projekte, Aufgaben, Zeiten, Budgets, Rechnungen, Einnahmen, Ausgaben und Cashflow verwalten. Dadurch ist es besonders für Agenturen, IT-Dienstleister, Beratungen und projektorientierte Unternehmen interessant.
Pipedrive ist das fokussiertere Sales CRM, Caflou geht nach dem gewonnenen Deal weiter. Kunde, Verkaufschance, Projektabwicklung, Arbeitszeit, Rechnungsstellung und finanzielles Ergebnis können in einem System bleiben.
Bei monatlicher Abrechnung kostet der Tarif Pstruh 16 €, Kapor 42 € und Delfín 200 € pro Monat. Laut aktueller Preisliste sparen Sie bei jährlicher Zahlung 20 %. Caflou bietet außerdem eine kostenlose 14-Tage-Testversion.
- Größter Vorteil: CRM, Projekte, Rechnungsstellung und Cashflow in einem System.
- Größter Nachteil: für eine reine Sales-Pipeline kann es umfangreicher als nötig sein.
- Empfohlen für: Agenturen, IT-Unternehmen, Beratungen, Professional Services und Projektfirmen.
Mehr zu Funktionen, Tarifen und meinen Erfahrungen finden Sie in meinem Caflou Test.
3. FLOWii – All-in-one-CRM für KMU
FLOWii ist eine interessante Wahl für kleine und mittlere Unternehmen, die CRM nicht als isoliertes Werkzeug betrachten möchten. Neben Vertrieb und Kontakten bietet es Rechnungsstellung, Aufträge, Aufgaben, Finanzen, Anwesenheit, Lager und weitere operative Funktionen. Die Stärke liegt darin, mehrere alltägliche Prozesse in einem System zusammenzuführen.
FLOWii ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie heute eine App für Kontakte, eine weitere für Rechnungen, eine dritte für Aufgaben und noch ein anderes Tool für Anwesenheit oder operative Abläufe nutzen. Für kleinere Unternehmen kann die Konsolidierung wichtiger sein als maximal fortgeschrittene Sales-Automation.
Die CRM-Lizenz kostet 11 € pro Nutzer und Monat oder 9,35 € bei jährlicher Abrechnung. PREMIUM kostet 26 € monatlich oder 22,10 € bei jährlicher Abrechnung. Zusätzlich gibt es eine FREE-Version und eine 30-tägige Testversion ohne Kreditkarte.
- Größter Vorteil: breite Abdeckung von Unternehmensprozessen in einem System.
- Größter Nachteil: als reines Sales CRM weniger spezialisiert als Pipedrive.
- Empfohlen für: KMU, Vertriebs- und Serviceunternehmen sowie Teams, die weniger Einzeltools nutzen möchten.
4. Odoo – bestes CRM als Teil eines ERP
Odoo empfehle ich Unternehmen, die nicht beim CRM stehen bleiben möchten, sondern Vertrieb, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Lager, Einkauf, Projekte, Website oder E-Commerce in einem Ökosystem steuern wollen. CRM ist nur ein Modul der größeren Plattform. Das bringt enorme Flexibilität, aber auch mehr Implementierungsaufwand als bei einem einfachen CRM.
Der Vorteil von Odoo ist, dass Sie das CRM beim Wachstum nicht durch ein komplett anderes ERP ersetzen müssen. Zusätzliche Apps können schrittweise ergänzt und mit dem Vertrieb verbunden werden. Das ist besonders stark für Distribution, Fertigung, E-Commerce und komplexere Unternehmensprozesse.
One App Free erlaubt die kostenlose Nutzung einer App mit unbegrenzt vielen Nutzern in Odoo Online. Der aktuell angezeigte Standard-Preis bei jährlicher Abrechnung beträgt 24,90 USD pro Nutzer und Monat, Custom kostet 49 USD. Der höhere Tarif ergänzt unter anderem Studio, Multi-Company, externe API und weitere Bereitstellungsoptionen.
- Größter Vorteil: CRM kann natürlich zu einem vollständigen ERP wachsen.
- Größter Nachteil: höhere Komplexität bei Implementierung und Konfiguration.
- Empfohlen für: wachsende Unternehmen, Distribution, Fertigung, E-Commerce und Firmen mit mehreren Prozessen.
Wenn Sie Odoo in Betracht ziehen, lesen Sie auch meinen ausführlichen Odoo Test zu Modulen, Preisen, Vor- und Nachteilen sowie Implementierung.
Pipedrive vs. Caflou vs. FLOWii vs. Odoo
Pipedrive ist am stärksten im reinen Vertrieb, Caflou bei CRM + Projekte + Cashflow, FLOWii im breiteren All-in-one-Management und Odoo bei der Erweiterung zum ERP. Starten Sie nicht mit der Frage „Welches CRM hat die meisten Funktionen?“, sondern mit „Welche Prozesse wollen wir wirklich in einem System steuern?“
| Bereich | Pipedrive | Caflou | FLOWii | Odoo |
|---|---|---|---|---|
| Sales-Pipeline | Ausgezeichnet | Sehr gut | Gut | Sehr gut |
| Projekte | Basis bis Mittel | Ausgezeichnet | Sehr gut | Ausgezeichnet |
| Rechnungsstellung und Finanzen | Über Add-ons/Integrationen | Starker nativer Bereich | Starker nativer Bereich | Starker Teil des Ökosystems |
| Lager und ERP | Nein | Begrenzt | Ja | Ausgezeichnet |
| Support/Lokalisierung | International | Tschechisch/Slowakisch + Englisch | Regional/international | Lokale Partner + international |
| Einfachheit der Einführung | Ausgezeichnet | Sehr gut | Sehr gut | Mittel |
So wählen Sie ein CRM-System aus
Bevor Sie ein CRM auswählen, beschreiben Sie den Prozess vom ersten Lead bis zum bezahlten Auftrag und entscheiden Sie, welche Teile in einem System bleiben müssen. Wenn Sie nur Vertrieb benötigen, zahlen Sie nicht für ERP-Komplexität. Wenn nach dem Verkauf Projekte, Rechnungen, Lager oder Service folgen, kann ein zu einfaches CRM später viele zusätzliche Tools nötig machen.
Wenn Vertrieb und Pipeline im Mittelpunkt stehen
Wenn Ihr Hauptproblem Vertriebsdisziplin, Follow-ups, E-Mail-Kommunikation und Pipeline-Transparenz ist, würde ich Pipedrive wählen. Der engere Fokus ist hier ein Vorteil, weil das Vertriebsteam nicht mit Buchhaltung, Lager oder Modulen belastet wird, die es im Alltag nicht braucht.
Wenn nach dem Verkauf Projekte und Profitabilität folgen
Wenn nach dem gewonnenen Kunden Projektumsetzung, Zeiterfassung, Budget, Rechnungsstellung und Profitabilität folgen, ergibt Caflou mehr Sinn als ein reines Sales CRM. Kunden-, Deal-, Projekt- und Finanzdaten bleiben in einem System.
Wenn Sie ein All-in-one-System für KMU möchten
Wenn CRM, Rechnungsstellung, Aufgaben, Aufträge, Anwesenheit, Finanzen oder Lager in einer Umgebung laufen sollen, ist FLOWii ein praktischer Kandidat. Sein Vorteil liegt darin, mehrere SaaS-Einzellösungen zu ersetzen, die kleinere Unternehmen häufig parallel einsetzen.
Wenn das CRM zum ERP wachsen muss
Wenn Sie bereits wissen, dass CRM nur der erste Schritt ist und später Lager, Einkauf, Fertigung, Buchhaltung, E-Commerce oder weitere Module nötig werden, sehen Sie sich Odoo an. Die Einführung ist anspruchsvoller, dafür kann ein einziges Ökosystem erweitert werden, statt zwischen getrennten Systemen zu migrieren.
Welches CRM empfehle ich am meisten?
Für die meisten Unternehmen, die primär ein hochwertiges CRM für Vertriebsmitarbeiter suchen, würde ich mit Pipedrive beginnen. Bei breiteren Prozessen können Caflou, FLOWii oder Odoo besser passen. Entscheidend ist, ob Sie nur den Vertrieb optimieren oder CRM mit Projekten, Finanzen und operativen Prozessen verbinden möchten.
Meine Empfehlung nach Unternehmenstyp:
- Pipedrive: am besten für fokussierte Vertriebsteams und B2B-Pipelines.
- Caflou: am besten für projekt- und serviceorientierte Unternehmen.
- FLOWii: am besten für KMU, die eine All-in-one-Lösung suchen.
- Odoo: am besten für Unternehmen, die CRM als Teil eines größeren ERP benötigen.
Häufig gestellte Fragen
Bei der CRM-Auswahl geht es meist um Preis, Einfachheit, Eignung für kleine Unternehmen, Automationen und den Unterschied zwischen CRM und ERP. Es gibt kein System, das für alle am besten ist. Die beste Entscheidung treffen Sie, wenn Sie zuerst Ihren Prozess definieren und erst danach die Software auswählen.
Was ist ein CRM-System?
CRM ist Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Leads, Kontakten, Verkaufschancen und Kommunikation. Ein gutes CRM hilft dem Vertrieb zu erkennen, was mit jedem potenziellen Kunden passiert, welcher nächste Schritt ansteht und welcher Wert aktuell in der Pipeline liegt.
Welches CRM ist für kleine Unternehmen am besten?
Für kleine Unternehmen würde ich je nach Arbeitsweise zwischen Pipedrive, Caflou und FLOWii wählen. Pipedrive ist am einfachsten für Vertrieb, Caflou stärker bei Projekten und Finanzen, FLOWii bei breiterem operativem Management. Odoo ist sinnvoller, wenn bereits von Anfang an ein ERP-Ökosystem benötigt wird.
Gibt es ein kostenloses CRM?
Ja, kostenlose Optionen gibt es, allerdings meist mit Funktions- oder Nutzungslimits. FLOWii bietet einen FREE-Plan, Odoo One App Free eine Anwendung mit unbegrenzt vielen Nutzern in Odoo Online. Bei kostenpflichtigen CRM-Systemen empfehle ich, zuerst die verfügbare Testversion zu nutzen.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?
CRM konzentriert sich vor allem auf Kunden und Vertrieb, ERP verbindet breitere Unternehmensprozesse. Ein ERP kann neben CRM auch Buchhaltung, Lager, Einkauf, Fertigung, Projekte, HR oder E-Commerce abdecken. Odoo ist ein typisches ERP-System, Pipedrive primär ein spezialisiertes CRM.
Welches CRM ist für deutsche Unternehmen am besten?
Wenn ein professioneller Vertriebsprozess Priorität hat, würde ich Pipedrive wählen. Wenn breitere Geschäftsprozesse wichtiger sind, können FLOWii oder Caflou praktischer sein. Projektorientierte Firmen sollten Caflou prüfen; Unternehmen, die CRM gemeinsam mit Lager, Fertigung oder einem umfassenderen ERP benötigen, eher Odoo.
