Welches Rechnungsprogramm eignet sich für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen in Deutschland? Ich habe die bekannten Lösungen nach Preisen, Funktionsumfang, kostenlosen Versionen und E-Rechnungs-Unterstützung verglichen. Im Mittelpunkt stehen Lexware Office, sevdesk, easybill, WISO MeinBüro, Papierkram und Billdu.
Ein gutes Rechnungsprogramm muss mehr können als PDF-Rechnungen gestalten. In Deutschland ist insbesondere der Umgang mit strukturierten E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD wichtig. Wer zusätzlich Onlinekurse, E-Books oder Mitgliedschaften verkauft, braucht häufig auch Bestellformulare und Zahlungsautomatisierung. Dafür bespreche ich ergänzend Verkaufssysteme wie FAPI und SimpleShop sowie passendere deutsche Alternativen.
Stand: 6. November 2026. Preise und Funktionen basieren auf veröffentlichten Angeboten, nicht auf der Behauptung, alle Produkte persönlich unter identischen Bedingungen getestet zu haben. Einzelne Links sind Partnerlinks; bei einem Kauf kann ich eine Provision erhalten, ohne dass Ihr Preis steigt. Empfehlungen orientieren sich am Anwendungsfall und nicht an der Provision.
Rechnungsprogramme – der schnelle Vergleich
Für viele deutsche Selbstständige würde ich zuerst Lexware Office und sevdesk vergleichen. Beide richten sich an den deutschen Buchhaltungsalltag und unterstützen die E-Rechnung. easybill ist für eine einfache Rechnungserstellung und E-Commerce interessant, Papierkram bietet einen dauerhaften kostenlosen Einstieg. WISO MeinBüro ist besonders spannend, wenn Sie später mehr Auftragsverwaltung brauchen.
| Programm | Preis ab | Besonders geeignet für | Kostenlose Variante |
|---|---|---|---|
| Lexware Office | M regulär 12,90 €/Monat | Rechnungen und deutsche Buchhaltung | Test- und Aktionsangebote |
| sevdesk | Rechnung regulär 12,90 €/Monat | Selbstständige, Steuerberater-Anbindung | Kostenlose Basisfunktionen und Test |
| easybill | 0 €; Starter ab 9 €/Monat | E-Commerce und automatisierte Rechnungen | Free mit 50 Dokumenten/Monat |
| WISO MeinBüro | Rechnungen & Angebote regulär 10,90 €/Monat | Aufträge, Angebote, Finanzen | 14 Tage Test |
| Papierkram | 0 €; S ab 12,90 €/Monat | Gründer und Freiberufler | Free dauerhaft |
| Billdu | Lite ab 4,99 €/Monat | Mobile Rechnungen | Testphase |
Preise ohne Umsatzsteuer, soweit angegeben. Bei Lexware Office, sevdesk und WISO MeinBüro können zeitlich befristete Neukundenaktionen deutlich niedrigere Preise anzeigen; in der Tabelle stehen reguläre Grundpreise. easybill Starter 9 € gilt bei jährlicher Zahlung, Papierkram S 12,90 € laut dargestelltem Jahresmodell. Stand 6.11.2026; Vertragslaufzeiten und Limits bitte prüfen.
Wie habe ich die Rechnungsprogramme verglichen?
Wichtig waren mir die tatsächlichen Kosten einschließlich Vertragslaufzeit, die Anzahl der Belege, Mahnungen, Bankabgleich, Schnittstellen zum Steuerberater, DATEV und der E-Rechnungsversand. Außerdem spielt die GoBD-gerechte Ablage eine Rolle. Statt erfundener Punktwerte nenne ich konkrete Vor- und Nachteile und unterscheide einfache Rechnungsstellung von vollständiger Buchhaltung.
- Gesamtkosten: Grundtarif, Nutzer, Dokumente, Laufzeit und Zusatzgebühren.
- E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD, Empfang und strukturierte Daten.
- Buchhaltung: DATEV, UStVA, EÜR und Steuerberaterzugang.
- Automatisierung: Zahlungsabgleich, Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen.
- Wachstum: API, Onlinehandel, Auftragswesen und Teamfunktionen.
Rechnungsprogramme im Detail
Die folgenden Programme erfüllen unterschiedliche Anforderungen. Wer wenige Rechnungen schreibt, benötigt nicht automatisch ein umfangreiches Buchhaltungssystem. Bei vielen Belegen, einem Online-Shop oder mehreren Mitarbeitern kann ein günstiger Einstiegstarif dagegen schnell an Grenzen stoßen. Ich vergleiche deshalb auch die E-Rechnungsformate und die Anbindung an Ihre bestehenden Arbeitsabläufe.
1. Lexware Office – Rechnungen und Buchhaltung
Lexware Office ist für deutsche Unternehmen geeignet, die Rechnungen und Buchhaltung in einer Anwendung verbinden möchten. Der Tarif M kostet regulär 12,90 € monatlich ohne Umsatzsteuer und umfasst Angebote, Rechnungen und Mahnungen. L für regulär 21,90 € ergänzt Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuerfunktionen; XL für regulär 32,90 € bringt unter anderem weitere Integrationen.
Die Software bietet Funktionen für den strukturierten E-Rechnungsverkehr sowie Belegerfassung, Zahlungsübersichten und Steuerberater-Zusammenarbeit. Vorteile: deutsche Steuerfunktionen, breites Ökosystem und mehrere Ausbaustufen. Nachteile: der reine Belegtarif S ersetzt keinen Rechnungstarif; erweiterte Buchhaltungsfunktionen kosten zusätzlich. Ich würde vor allem M und L anhand des realen Arbeitsablaufs testen.
2. sevdesk – flexibel für Freiberufler und kleine Betriebe
sevdesk kombiniert Rechnungserstellung, E-Rechnungen und Schnittstellen für Steuerberater. Der reguläre Tarif Rechnung kostet 12,90 € monatlich ohne Mehrwertsteuer. Für längere Vertragslaufzeiten werden zeitlich begrenzte Rabatte beworben, etwa 6,45 € bei einem Zweijahresmodell. Buchhaltung und Buchhaltung Pro erweitern die Funktionen um weitere Auswertungen und steuerliche Prozesse.
Wichtige Features sind XRechnung und ZUGFeRD, Zahlungserinnerungen, DATEV-Anbindung und Belegverwaltung. Vorteile: starke Ausrichtung auf deutsche Selbstständige und E-Rechnungen. Nachteile: Rabattpreise hängen von Vertragslaufzeit und Aktion ab; API und erweiterte Buchhaltung sind nicht in jedem Tarif enthalten. Prüfen Sie den Preis nach Ablauf des Erstangebots.
3. easybill – E-Rechnungen und Onlinehandel
easybill lohnt sich besonders für Unternehmen, die Rechnungen mit Shops und Marktplätzen verknüpfen. Die Free-Version ist dauerhaft kostenlos und enthält laut Angebot bis zu 50 Dokumente pro Monat sowie drei Kontakte. Starter kostet bei Jahresabrechnung 9 € monatlich, Professional ab 25 €. Die Dokumentgrenzen und mögliche Zusatzkosten oberhalb des Kontingents sind entscheidend.
Das Programm unterstützt E-Rechnungen und zahlreiche Integrationen, etwa für Shop-Systeme, DATEV und Versandprozesse. Vorteile: kostenloser Einstieg, E-Commerce-Anbindung und deutsche Rechnungsformate. Nachteile: Kontakt- und Dokumentlimits in unteren Tarifen sowie mögliche Gebühren für zusätzliche Vorgänge. Für Shops würde ich das Preismodell anhand des tatsächlichen Bestellvolumens berechnen.
4. WISO MeinBüro – Angebote und Aufträge verwalten
WISO MeinBüro eignet sich für kleine Unternehmen, die neben Rechnungen auch Angebote und Aufträge organisieren. Der reguläre Einstiegspreis für Rechnungen & Angebote beträgt 10,90 € monatlich; die Buchhaltungsversion liegt regulär bei 19,90 €. Der Hersteller bietet zeitweise Rabatte und eine 14-tägige Testphase.
Unterstützt werden XRechnung und ZUGFeRD sowie Angebote, Belegarchivierung und je nach Paket weitergehende Buchhaltungsfunktionen. Vorteile: breites deutsches Geschäftsumfeld und klarer Ausbau in Richtung Auftragsverwaltung. Nachteile: Sie müssen die passende Stufe wählen; Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen sind getrennt. Beachten Sie außerdem Umsatz- oder Nutzungsgrenzen des jeweiligen Tarifs.
5. Papierkram – kostenloser Einstieg
Papierkram bietet einen dauerhaft kostenlosen Basistarif für Gründer und nebenberuflich Selbstständige. Die bezahlten Pakete S, M und L kosten im veröffentlichten Jahresmodell ab 12,90 €, 24,90 € beziehungsweise 49,90 € monatlich ohne Umsatzsteuer. Die Anwendung verbindet Rechnungen, Angebote, Projekte und weitere grundlegende Verwaltungsschritte.
Vorteile: kostenloser Start, spätere Erweiterung und Funktionen für Freiberufler. Nachteile: beim kostenlosen Modell und in günstigeren Tarifen bestehen Grenzen; prüfen Sie die konkreten E-Rechnungs-, Archiv- und Steuerfunktionen im Tarifvergleich. Vergleichen Sie Papierkram direkt mit easybill, falls Sie vor allem günstig Rechnungen schreiben wollen.
6. Billdu – Rechnungen von unterwegs
Billdu ist vor allem für mobile Rechnungsstellung und Angebote auf dem Smartphone interessant. Lite beginnt bei 4,99 € monatlich bei jährlicher Zahlung und begrenzt die Zahl der Kunden. Höhere Pakete bieten zusätzliche Team- und Verwaltungsfunktionen. Die Anwendung ist jedoch nicht automatisch ein Ersatz für deutsche Steuer- und Buchhaltungssoftware.
Vorteile: mobile Nutzung, moderne Dokumente und einfache Bedienung. Nachteile: Kundenlimits und separat zu prüfende Unterstützung für deutsche E-Rechnungsformate, GoBD und Steuerprozesse. Ich würde Billdu nur dann als primäres System einsetzen, wenn die für Ihr Unternehmen erforderlichen deutschen Funktionen tatsächlich verfügbar sind.
Kostenlose Rechnungsprogramme: Wo liegen die Grenzen?
Für wenige Dokumente pro Monat kann ein kostenloses Rechnungsprogramm ausreichen. easybill Free bietet ein Kontingent von bis zu 50 Dokumenten mit begrenzter Kontaktzahl. Papierkram Free ermöglicht einen dauerhaften Einstieg mit Grundfunktionen; sevdesk bietet ebenfalls einen eingeschränkten kostenlosen Funktionsbereich. Entscheidend ist, ob der Tarif erforderliche E-Rechnungsformate, steuerliche Aufbewahrung und Exporte abdeckt.
- easybill Free: dauerhaft kostenlos mit Dokument- und Kontaktlimits.
- Papierkram Free: Basisfunktionen ohne Abogebühr.
- sevdesk: eingeschränkte kostenlose Funktionen; voller Rechnungstarif kostenpflichtig.
- Lexware Office und WISO MeinBüro: Aktionen oder Tests, aber keine pauschale Zusage für einen dauerhaft kostenlosen vollwertigen Rechnungstarif.
Erstellen Sie eine Proberechnung, eine Gutschrift und eine E-Rechnung und prüfen Sie die Datenübergabe an Ihren Steuerberater. Ein Gratisangebot ist nur dann wirklich günstig, wenn Sie nicht später durch Beleglimits oder notwendige Zusatzfunktionen in einen zu teuren Tarif wechseln müssen.
E-Rechnung in Deutschland: Was gilt 2026 und 2027?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland für betroffene inländische B2B-Umsätze den Empfang strukturierter E-Rechnungen ermöglichen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich noch andere Rechnungsarten verwendet werden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung bis Ende 2027. Spätestens nach diesen Fristen greift grundsätzlich die Ausstellungspflicht für betroffene Umsätze.
Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten und ist nicht bloß eine PDF-Datei. Typische deutsche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD nach den jeweiligen technischen Anforderungen. Prüfen Sie, ob Ihr Programm die Formate korrekt erzeugt, empfängt, verarbeitet und GoBD-konform archiviert. Ausnahmen und besondere Transaktionsarten bleiben zu beachten.
Rechtliche Grundlage: FAQ des Bundesministeriums der Finanzen mit Stand März 2026. Die deutsche Regelung ist nicht mit der slowakischen eFaktúra ab 2027 gleichzusetzen. Einzelheiten für Ihr Unternehmen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
FAPI und SimpleShop: Online-Verkauf automatisieren
Beim Verkauf von Kursen, E-Books oder Mitgliedschaften reicht reine Rechnungsstellung oft nicht aus. Bestellformular, Zahlung, Rechnung und Produktzugang sollten möglichst automatisch zusammenarbeiten. FAPI und SimpleShop können solche Abläufe unterstützen, sind aber nicht automatisch auf alle deutschen Steuer- und E-Rechnungsanforderungen ausgelegt. Für den deutschen Markt lohnt sich zusätzlich der Vergleich mit Digistore24 und WooCommerce.
| System | Schwerpunkt | Abrechnung |
|---|---|---|
| FAPI | Automatisierte Bestellungen und Abonnements | Tarifabhängiges Abo |
| SimpleShop | Digitale Produkte und Bezahlformulare | Verkaufsabhängiges Modell |
FAPI – für wiederkehrende digitale Verkäufe
FAPI ist für Unternehmen interessant, die Online-Bestellungen und wiederkehrende Zahlungen automatisieren wollen. Statt jeden Kauf manuell zu bearbeiten, lassen sich Bestell- und Zahlungsschritte verbinden. Entscheidend ist aber, ob die deutsche Umsatzsteuer korrekt abgebildet wird und eine passende E-Rechnungsschnittstelle vorhanden ist.
Ich würde vor dem Einsatz in Deutschland einen kompletten Testkauf mit Rechnung, Erstattung und Übergabe an die Buchhaltung durchführen. Der Preis hängt vom gewählten Paket und der Nutzung ab. Für deutsche Steuerprozesse kann eine zusätzliche lokale Integration erforderlich sein.
SimpleShop – digitale Produkte verkaufen
SimpleShop bündelt Bestellformulare, Zahlung und Auslieferung digitaler Inhalte. Das kann für einzelne Kurse oder Dateien komfortabel sein. Rechnen Sie das Verkaufsgebührenmodell auf Ihr tatsächliches Bestellvolumen hoch und prüfen Sie die Anforderungen an deutsche Rechnungen, Umsatzsteuer und Kundeninformationen.
Für den deutschen Markt kann auch ein auf lokale steuerliche Anforderungen abgestimmtes System wie Digistore24 oder ein WooCommerce-Shop mit deutscher Rechnungsintegration geeigneter sein. Der direkte Vergleich sollte den Zahlungsablauf und den rechtlich korrekten Rechnungsprozess berücksichtigen.
Wichtig: Ein Verkaufstool ersetzt nicht automatisch Ihre Buchhaltung oder die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung. Prüfen Sie den tatsächlichen Rechnungssteller, den Steuerstatus und den Export vor dem Start.
Welche weiteren Tools passen zur Rechnungsstellung?
Die größten Zeiteinsparungen entstehen häufig durch das Zusammenspiel von Rechnungen, Bank, Online-Shop und Kundenkommunikation. Ich würde nicht jede verfügbare App anschaffen, sondern gezielt die aufwendigste manuelle Tätigkeit automatisieren. Wichtig sind zuverlässige Schnittstellen und transparente Folgekosten.
Geschäftskonto und automatischer Zahlungsabgleich
Beim regelmäßigen Rechnungseingang spart ein passender Bankabgleich viel Handarbeit. Prüfen Sie die Anbindung Ihres deutschen Geschäftskontos, den Umgang mit Teilzahlungen und die Gebühren für Banktransaktionen. Übergeben Sie Ihrem Steuerberater nach Möglichkeit strukturierte Daten statt einer unübersichtlichen Sammlung aus PDFs.
E-Mail-Marketing nach einem Verkauf
Bei digitalen Produkten kann E-Mail-Marketing Folgekäufe und Kundenbindung unterstützen. Ecomail ist eine mögliche Plattform, daneben sind deutsche und internationale Lösungen zu prüfen. Marketing-E-Mails müssen die einschlägigen Datenschutz- und Einwilligungsregeln beachten und sind von Pflichtmitteilungen zu Rechnungen zu unterscheiden.
Shopify und WooCommerce für Warenverkauf
Wenn Sie physische Produkte online verkaufen, benötigen Sie zusätzlich Bestellungen, Retouren und Versandprozesse. Shopify und WooCommerce sind mögliche Shop-Grundlagen. Entscheidend ist, wie Ihre Rechnungssoftware Bestellungen übernimmt, E-Rechnungen erstellt und Korrekturen beziehungsweise Rückerstattungen dokumentiert. easybill bietet hierfür zahlreiche Handelsintegrationen.
WordPress-Hosting für Ihre Unternehmenswebsite
Eine eigene Website hilft Dienstleistern und Kursanbietern, Anfragen zu gewinnen. Bei WordPress-Hosting sollten Sie auf Geschwindigkeit, Backups, Support und den regulären Preis nach der Einstiegsaktion achten. Ein Hostwechsel ist wegen der Wahl eines Rechnungsprogramms in der Regel nicht erforderlich.
Wie finden Sie das passende Rechnungsprogramm?
Beginnen Sie mit dem Rechnungsvolumen und Ihren gesetzlichen Anforderungen. Danach prüfen Sie die Anbindung an Ihr Bankkonto und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Für ein wachsendes Unternehmen können automatische Belegerfassung, Warenwirtschaft und API deutlich wichtiger sein als der niedrigste Einstiegspreis.
- Wenige Rechnungen: easybill Free oder Papierkram Free.
- Rechnungen und deutsche Buchhaltung: Lexware Office oder sevdesk.
- Shops und Marktplätze: easybill mit passenden Integrationen.
- Aufträge und weitere Betriebsabläufe: WISO MeinBüro.
- Onlinekurse: passendes Verkaufssystem mit verifizierter deutscher Rechnungsintegration.
Testen Sie einen typischen Geschäftsfall mit Angebot, Rechnung, Zahlung und Storno. Prüfen Sie XRechnung oder ZUGFeRD, GoBD-Archivierung und den Steuerberaterexport. Wenn Sie grenzüberschreitend verkaufen, sprechen Sie zusätzlich über Umsatzsteuer, OSS und die Dokumentationspflichten.
Tipp: Aktuelle Angebote und Gutscheine finden Sie im Bereich Rabatte. Beachten Sie neben der Aktionsrate immer auch den Preis nach Ablauf eines Rabatts und die Vertragslaufzeit.
Fazit: Welches Rechnungsprogramm empfehle ich?
Für viele Selbstständige in Deutschland würde ich Lexware Office und sevdesk zuerst testen. easybill ist eine attraktive Alternative für den E-Commerce und für Nutzer mit kleinem Budget. Papierkram bietet einen kostenlosen Einstieg, WISO MeinBüro mehr Auftragsfunktionen. Wenn Sie Kurse oder digitale Produkte verkaufen, sollte die gewählte Verkaufsplattform zuverlässig mit den deutschen Steuer- und E-Rechnungsprozessen zusammenspielen.
Häufig gestellte Fragen
Diese Antworten helfen bei typischen Fragen zu Preisen, E-Rechnung, kostenlosen Tarifen und dem Zusammenspiel mit Ihrer Buchhaltung. Sie ersetzen keine steuerliche Beratung für besondere Geschäftsvorfälle.
Welches Rechnungsprogramm ist für Selbstständige am besten?
Für regelmäßige deutsche Rechnungen sind Lexware Office und sevdesk geeignete Kandidaten. Wenn Sie nur wenige Dokumente schreiben, können Sie easybill oder Papierkram im kostenlosen Tarif prüfen. Ausschlaggebend sind E-Rechnungsformate, Steuerberaterzugang, Bankanbindung und der Gesamtpreis für Ihren tatsächlichen Nutzungsumfang.
Gibt es ein dauerhaft kostenloses Rechnungsprogramm?
Ja. easybill bietet einen dauerhaften Free-Tarif mit Dokumenten- und Kontaktlimits, Papierkram einen kostenlosen Grundtarif. Prüfen Sie aber, welche Funktionen für E-Rechnung, Archivierung, Angebote und Exporte enthalten sind. Bei vielen Rechnungen kann sich ein kostenpflichtiger Tarif trotz höherer Fixkosten lohnen.
Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?
Für betroffene inländische B2B-Geschäfte ist seit dem 1. Januar 2025 der Empfang strukturierter E-Rechnungen sicherzustellen. Bei der Ausstellung gelten Übergangsfristen: grundsätzlich bis Ende 2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € unter bestimmten Bedingungen bis Ende 2027. Ab 2028 greifen die umfassenderen Ausstellungspflichten. Ausnahmen und Sonderfälle müssen separat betrachtet werden.
Reicht eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Nein, eine gewöhnliche PDF allein ist nach der neueren Definition keine strukturierte E-Rechnung. Im deutschen B2B-Bereich sind technische Formate wie XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Varianten relevant. Bei der Übergangsregelung können andere Rechnungsformen noch zulässig sein; für den konkreten Umsatz gilt die aktuelle Rechtslage.
Lohnt sich der automatische Bankabgleich?
Bei vielen Rechnungen spart der Abgleich von Bankbuchungen und offenen Posten Zeit. Wer nur wenige Rechnungen ausstellt, benötigt möglicherweise kein teureres Paket. Testen Sie die Erkennung von Teilzahlungen und Erstattungen und prüfen Sie, welche Bankkonten wirklich unterstützt werden.
Worin unterscheiden sich FAPI und SimpleShop von Rechnungssoftware?
Klassische Rechnungsprogramme kümmern sich um Dokumente und die Überwachung der Zahlung. FAPI und SimpleShop automatisieren zusätzlich Bestellung, Bezahlung und die Auslieferung digitaler Inhalte. Für Unternehmen in Deutschland muss die Verbindung zu einem rechtskonformen E-Rechnungs- und Buchhaltungsprozess gesondert geklärt werden.
Kann ich später zu einem anderen Anbieter wechseln?
Ein Wechsel ist möglich, sollte aber geplant werden. Exportieren Sie Rechnungen, E-Rechnungsdaten, Kontakte und Zahlungsstatus. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung den Übergang und die Aufbewahrungspflichten. Prüfen Sie vor der Kündigung, ob Sie weiterhin Zugriff auf das Archiv erhalten.
Methodik: öffentliche Preislisten von Lexware Office, sevdesk, easybill, WISO MeinBüro und Papierkram; E-Rechnungs-FAQ des BMF (Stand März 2026). Die Grundstruktur der slowakischen Vorlage wurde beibehalten, während Produktauswahl, Preise und rechtliche Informationen auf Deutschland zugeschnitten wurden. Alle Tarife bitte vor Vertragsabschluss neu prüfen.
